Software für Vertragsverwaltung
Unsere Vertragsverwaltungs- Software unterstützt Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei, sämtliche Verträge zentral, digital und revisionssicher zu verwalten. Ob Mietverträge, Wartungsverträge, Leasingverträge, Kaufverträge oder Dienstleistungsverträge – mit der digitalen Vertragsverwaltung behalten Sie Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Servicezeiten und finanzielle Verpflichtungen jederzeit im Blick.
In vielen Verwaltungen sind Vertragsinformationen auf verschiedene Fachbereiche, Papierakten, Netzlaufwerke oder Excel-Tabellen verteilt. Kündigungsfristen werden manuell überwacht, Vertragsdokumente müssen gesucht werden und wichtige Termine geraten im Tagesgeschäft leicht in Vergessenheit. Eine zentrale Übersicht über bestehende Verträge, zugehörige Rechnungen oder verantwortliche Mitarbeiter fehlt häufig.
Mit dem digitalen Vertragsmanagement von KOMMSOFT werden sämtliche Vertragsdaten an einem zentralen Ort verwaltet. Automatische Erinnerungen informieren rechtzeitig über Fristen und Vertragsenden. Originalverträge, Rechnungen und weitere Dokumente werden digital archiviert und können jederzeit aufgerufen werden. Durch die Verknüpfung mit der Inventarisierung, Gebäudeverwaltung und dem Fuhrparkmanagement entstehen durchgängige Prozesse ohne doppelte Datenerfassung.
Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Präsentation der Vertragsverwaltungs-Software an.
- Zentrale Erfassung aller Verträge (Miete, Wartung, Leasing, Kauf usw.)
- Detaillierte Übersicht über Vertragsdaten, Fristen und Fälligkeiten mit Terminerinnerungsfunktionen
- Festlegung von Servicezeiten
- Möglichkeit zur Verknüpfung mit anderen KOMMSOFT-Verfahren (Kraftfahrzeug, Inventarisierung und Gebäudeverwaltung) zur Vermeidung doppelter Datenerfassung
- Archivierung von Originalrechnungen und zugehörigen Dokumenten durch
- Dateiupload
- Durchführung von Rechnungsprüfungen
- Kostenzuweisung zur transparenten Finanzverwaltung
In vielen Kommunen werden Verträge noch dezentral in Papierordnern, Excel-Dateien oder einzelnen Fachanwendungen verwaltet. Mietverträge, Wartungsverträge, Leasingverträge oder Serviceverträge liegen verteilt in unterschiedlichen Abteilungen. Vertragsunterlagen müssen aufwendig gesucht werden und wichtige Informationen befinden sich häufig nur im Wissen einzelner Mitarbeiter.
Besonders die Überwachung von Kündigungsfristen, Vertragslaufzeiten und Serviceintervallen verursacht einen hohen Verwaltungsaufwand. Werden Fristen übersehen, verlängern sich Verträge automatisch oder notwendige Wartungen erfolgen verspätet. Gleichzeitig entstehen doppelte Datenpflege und Medienbrüche, wenn Vertragsdaten zusätzlich in der Inventarisierung, Gebäudeverwaltung oder im Fuhrpark gepflegt werden müssen.
Die Vertragsverwaltungs-Software von KOMMSOFT bündelt sämtliche Vertragsinformationen in einer zentralen digitalen Lösung. Verträge, Vertragsdokumente und Originalrechnungen werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit zur Verfügung. Automatische Terminerinnerungen unterstützen bei der Überwachung von Vertragsfristen und Fälligkeiten. Durch die direkte Verknüpfung mit Inventarisierung, Gebäudeverwaltung und Fuhrparkmanagement werden Informationen nur einmal erfasst und in allen verbundenen Modulen genutzt. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Datenqualität und schafft ein transparentes Vertragsmanagement für Kommunen.
Lernen Sie die Vertragsverwaltungs-Software in einer Live-Demo kennen.
Die Vertragsverwaltung ist vollständig in die Inventarisierung von KOMMSOFT integriert und verknüpft Verträge direkt mit Inventargütern, Gebäuden und Fahrzeugen. Dadurch entsteht eine zentrale Datenbasis für Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und Kostenverwaltung ohne doppelte Datenerfassung.
Weitere Module im Bereich der Inventarisierung sind:
Häufige Fragen zum Vertragsmanagement
Die Vertragsverwaltuns- Software unterstützt die zentrale Verwaltung von Mietverträgen, Wartungsverträgen, Leasingverträgen, Kaufverträgen, Serviceverträgen sowie weiteren Vertragsarten in Kommunen und öffentlichen Einrichtungen.
Automatische Terminerinnerungen informieren rechtzeitig über Vertragsenden, Kündigungsfristen, Fälligkeiten und Serviceintervalle. Dadurch lassen sich Fristen zuverlässig überwachen und unnötige Vertragsverlängerungen vermeiden.
Verträge lassen sich direkt mit Inventargütern, Fahrzeugen oder Gebäuden verbinden. Dadurch stehen alle vertragsrelevanten Informationen zentral zur Verfügung und müssen nicht mehrfach gepflegt werden.
Originalverträge, Rechnungen und weitere Dokumente können per Dateiupload direkt an einem Vertrag hinterlegt werden und stehen jederzeit digital zur Verfügung.
Die Vertragsverwaltung ermöglicht die Durchführung von Rechnungsprüfungen sowie eine transparente Kostenzuweisung zu Verträgen und Kostenstellen.
Die Lösung wurde speziell für Kommunen, Kreisverwaltungen, Städte, Gemeinden sowie weitere öffentliche Einrichtungen entwickelt, die ihre Vertragsverwaltung digitalisieren und Fristen sicher überwachen möchten.
Nutzung von Tablet, Smartphone, Bluetooth gebundenen Scannern, kabellgebundenen Scannern, RFID-Chip-/QR-Code-/Barcode-Scannern, Offline-Scannern, Laptop und PC
Online sowie offline möglich
Nutzung vorhandener, neu geklebter oder durch KOMMSOFT erstellter RFID-Chips/QR-Code/Barcodes
Finanzielle Informationen
Räumliche Informationen
Verleihmanagement
- Finanzwesen
- DMS
- Scanner
- RFID-Chip-Drucker
- QR-Code-/Barcode-Drucker
- Finanzwesen (z.B. Datev, SAP, H+H, Infoma, OKFis, Ab-Data, Finanz+, Diamant, SaxMBS…)
- Dokumentenmanagementsysteme DMS (z.B. EL, d.velop, Regisafe, Enaio...)
- Office 365 (z.B. Excel...)
- LDAP mit SSO
- Diverse Authentificator
- Lohnprogramme (z.B. LOGA...)
- Google API´s (z.B. Maps, Earth, Books...)
- Ausschreibungsplattformen (z.B. Cosinex, Subreport...)
- OpenTrans, OCI, API
- Schlüsselschränke
- Digitale Türschilder
- Ettikettendrucker für RFID-Chips, QR-Codes und Bar-Codes
- Opticon und andere Scanner
- Bedienbar mit sämtlichen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone)
- Dokumenten-/Fotoupload
- Historien, Auswertungen und Statistiken
- Terminerinnerungsfunktionen
- Synergien unter den Modulen und zu anderen Bereichen von KOMMSOFT
- Kostenmanagement/-analyse
- Mehrstufige Genehmigungsworflows mit möglichen Wertabgrenzungen und Vertreterregelungen
- Generierung von ICS-/ICal-Dateien
- Vollumfängliche E-Mail Funktionen mit anpassbaren Texten und Platzhaltern
- Mittelbindung, Belastung der Konten (HST/SK, KST, KTR/PDN)
- Digitale Unterschrift
- Keine doppelte Datenerfassung
- Nutzung der Stammdaten in allen Programmen
- Rechteverwaltung pro Person oder in Gruppen/Rollen
- Berechtigungskennzeichen für jeden Datensatz
- Verknüpfung des AD per LDAP
- KOMMCLOUD Hosting
- Gleiches Handling in jedem Fachbereich
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